Платежный календарь как инструмент финансового планирования предприятия

12 грудня

Грошові кошти – готівкові та безготівкові, те без чого неможлива діяльність будь-якої компанії. Тут все як у живому організмі: щоб людина могла витрачати енергію, їй необхідне живлення. Тобто, для оплати за товар постачальнику, оренди, податків, зарплати, нам потрібні своєчасні надходження грошей від клієнтів, за кредитами та інше. І, взагалі-то ми пам’ятаємо, що має бути ряд прийомів їжі: сніданок, обід і вечеря.

Але уявімо ситуацію, що поснідати ми забули, обіду – не було, а потім нам потрібно бігти марафон. Навряд чи таке завдання буде посильним. Якщо перевести її в область фінансів, то виникає касовий розрив – витрачати потрібно, а ресурсів немає.

То як уникнути касових розривів? Правильною відповіддю буде – використовувати фінансове планування.

Потужним інструментом, що дозволяє управляти грошовими коштами компанії є “Платіжний календар”. І навіть якщо ви не збираєтеся повноцінно планувати дохідну частину, то ця стаття всеодно буде вам корисна, тому що вона допоможе грамотно структурувати ваші витрати. Платіжний календар ми будемо розглядати на прикладі конфігурації “Управління невеликою фірмою для України”, редакція 1.6 (1.6.10.2).

Точність фінансового планування компанії багато в чому залежить від роботи дохідних і видаткових підрозділів. Наприклад, відповідальність за підготовку планових надходжень лежить на менеджерах з продажу, адже саме вони ведуть переговори з клієнтами і узгоджують дати оплат. У свою чергу, закупівельники повинні своєчасно готувати заявки на оплату постачальникам, так, щоб не було затримок в поставках товару і при цьому компанія здійснювала платежі за домовленістю з постачальником: використовувала відтермінування оплати за графіком та інше.

Бухгалтер готує заявки на оплату податків, зарплату, оренду та інші платежі, які знаходяться в зоні його відповідальності. Щоб зробити Платіжний календар максимально читабельним і спростити процес визначення пріоритету у схваленні або оплаті заявок, потрібно правильно вказувати в планових документах статті руху грошових коштів. Для зберігання інформації про статті руху існує однойменний довідник. У ньому бухгалтер або працівник, який відповідає за фінанси, заводить потрібні статті витрат: оплата оренди, податків, зарплати, по кредитах, видача підзвітній і інші. Також можна деталізувати статті доходів.

Платіжний календар формується за даними документів: заявка на витрачання грошових коштів, надходження і переміщення грошей (план), а також на підставі рухів грошових коштів, запланованих в рахунках і замовленнях. Включається використання платіжного календаря, а також планових надходжень і витрат відповідної функціональної опцією:

Сам процес планування оплат може відбуватися без використання заявок на витрачання коштів і надходження грошей (план). У програмі реалізована можливість відображення даних операцій на спеціальній закладці Платіжний календар в документах Замовлення покупця, Замовлення постачальникам і Рахунок на оплату, при цьому платіж можна розбити на кілька частин:

 

Сформовані таким чином планові витрати відображаються в Платіжному календарі відразу як затверджені.

Використання заявок на витрачання коштів дає можливість керівнику аналізувати плановані витрати і затверджувати до оплати обрані ним заявки. Для цього в заявці на витрату грошей передбачені статуси: Затверджено і Не затверджено.

Дата заявки проставляється відповідно до дати, коли платіж планується здійснити. Наприклад, менеджер із закупівель бачить дату, коли його заявка буде оплачена і погоджує з постачальником відвантаження на це число.

 

Заявка на витрати грошей може вводитися на підставі Замовлення постачальнику, Рахунки на оплату, Прибуткової накладної, Авансового звіту, Платіжне відомості, Звіту комітента та інших документів. Також заявку можна оформити в журналі Документи планування грошей і в списку документів Заявки на витрату коштів:

Період, за який формується звіт, називається горизонтом планування. Якщо компанія тільки починає впроваджувати управління фінансами через платіжний календар, рекомендується вибирати невеликий горизонт планування – один тиждень і поступово збільшувати його, коли всі задіяні співробітники звикнуть до такої платіжної дисципліни.

В налаштуваннях звіту можна задавати період, а також вибирати як будуть виводиться дані по днях або по тижнях в рамках цього періоду:

Верхня частина звіту представляє собою діаграму, яка наочно показує залишки грошей на рахунках і в касах з урахуванням запланованих прибутків та витрат. Діаграма може бути детальною – графік буде відображатися за кожним рахунком окремо або зведеною – буде виводиться загальний залишок, також діаграму можна не виводити.

Колонки звіту згруповані за трьома рівнями:

  1. по валюті
  2. підсумки за типами грошових коштів (готівкові та безготівкові)
  3. підсумки по касі рахунками.

Така структура дозволяє відстежити динаміку зміни детальних залишків по касах і рахунках і загальних, за типами грошових коштів, і валют.

Звіт оснащений рядом зручних фільтрів. Наприклад, відбір можна зробити тільки за затвердженими заявками, по окремій касі або рахунку, на кшталт грошових коштів, за статтею руху.

Також можна регулювати деталізацію рядків звіту: Рядки Платіжного календаря включають три блоки – доступний залишок, прострочені платежі і заплановані платежі і надходження. Доступний залишок – залишок грошових коштів на поточну дату.

Прострочені та заплановані платежі і надходження містять інформацію про суми, підсумки по днях і загальні підсумки з урахуванням поточного залишку.

Суми прострочених платежів виділені сірим кольором. Затверджені заявки позначаються червоним знаком “мінус”, що не затверджені – сірим.

Фон рядків каси, де є касовий розрив, буде виділятися рожевим кольором.

Це дозволяє ідентифікувати такі розриви на будь-якому рівні угруповань (наприклад, негативні залишки за готівковими коштами в цілому відсутні, але є негативні залишки по окремих касах).

Безпосередньо з самого звіту можна: відкрити документ планування, змінити дату платежу, оформити платіжний документ, затвердити або відхилити заявку на витрачання коштів. Для того, щоб змінити касу платежу або дату заявки досить просто виділити суму курсором і перетягнути в потрібну комірку каси або дати.

 

Якщо в якійсь із кас або рахунків виникає касовий розрив, його можна ліквідувати перенесенням частини заявок на інші дати, залучення позикових коштів або оформлення документа по переміщенню грошей (план).

Переміщення грошей (план) містить інформацію про рахунок або касу відправника та одержувача, в документі також як і в заявці на витрату грошей є статуси:

Важливим моментом є оформлення документів платежу і приходу за заявками на витрату і надходженню грошей (план).

Щоб останні “не зависали” в Платіжному календарі потрібно стежити за заповненням Документа планування в табличній частині платіжного документа:

Використання платіжного календаря є важливим кроком на шляху впровадження управлінського обліку компанії.

Зрозумілий і зручний функціонал звіту багато в чому спростить роботу бухгалтерії і керівника, дасть важливу оперативну інформацію про достатність грошових коштів і напрями їх витрат, допоможе своєчасно уникнути касових розривів.

Хочете навчитися працювати з системою? Звертайтеся до нас – ми допоможемо!