Платежный календарь как инструмент финансового планирования предприятия

12 декабря

Денежные средства — наличные и безналичные, то без чего невозможна деятельность любой компании. Здесь все как в живом организме: чтобы человек мог тратить энергию, ему необходимо питание. То есть для оплаты за товар поставщику, аренды, налогов, зарплаты, нам нужны своевременные поступление денежных от клиентов, по кредитам и прочее. И в общем-то мы помним, что должно быть ряд приемов пищи: завтрак, обед и ужин.

Но представим ситуацию, что позавтракать мы забыли, обеда — не было, а потом нам нужно бежать марафон. Вряд ли такая задача будет посильной. Если перевести ее в область финансов, возникает кассовый разрыв — тратить нужно, а ресурсов нет. Так как избежать кассовых разрывов?

Правильным ответом будет — использовать финансовое планирование.

Мощным инструментом, позволяющим управлять денежными средствами компании является Платежный календарь. И даже если вы не собираетесь полноценно планировать доходную часть, то эта статья все равно будет вам полезна, потому что она поможет грамотно структурировать ваши расходы. Платежный календарь мы будем рассматривать на примере конфигурации “Управление небольшой фирмой для Украины”, редакция 1.6 (1.6.10.2).

Точность финансового планирования компании во многом зависит от работы доходных и расходных подразделений. Например, ответственность за подготовку плановых поступлений лежит на менеджерах по продажам, ведь именно они ведут переговоры с клиентами и согласовывают даты оплат. В свою очередь, закупщики должны своевременно готовить заявки на оплату поставщикам, так, чтобы не было задержек в поставках товара и при этом компания осуществляла платежи по договоренности с поставщиком: использовала отсрочки, оплаты по графику и прочее.

Бухгалтер готовит заявки на оплату налогов, зарплату, аренду и другие платежи, которые находятся в зоне его ответственности. Чтобы сделать Платежный календарь максимально читабельным и упростить процесс определения приоритета в одобрении или оплате заявок, нужно правильно указывать в  плановых документах статьи движения денежных средств. Для хранения информации о статьях движения существует одноименный справочник. В нем бухгалтер или сотрудник, отвечающий за финансы, заводит нужные статьи расхода: оплата аренды, налогов, зарплаты, по кредитам, выдача подотчетнику и другие. Также можно детализировать статьи прихода.

 

Платежный календарь формируется по данным документов: Заявка на расходование денежных средств, Поступление и перемещение денег (план), а также на основании движений денежных средств, запланированных в счетах и заказах. Включается использование платежного календаря, а также плановых поступлений и расходов соответствующей функциональной опцией:

 

 

Сам процесс планирования оплат может происходить без использования заявок на расходование средств и поступления денег (план). В программе реализована возможность отражения данных операций на специальной закладке Платежный календарь в документах Заказ покупателя, Заказ поставщику и Счет на оплату, при этом платеж можно разбить на несколько частей:

 

 

Сформированные таким образом плановые расходы отражаются в Платежном календаре сразу как утвержденные.

Использование заявок на расходование средств дает возможность руководителю анализировать планируемые расходы и утверждать к оплате выбранные им заявки. Для этого в заявке на расход денег предусмотрены статусы: Утвержден и Не утвержден.

Дата заявки проставляется в соответствии с датой, когда платеж планируется осуществить. Например, менеджер по закупкам видит дату, когда его заявка будет оплачена и согласовывает с поставщиком отгрузку на это число.

 

Заявка на расход денег может вводится на основании Заказа поставщику, Счета на оплату, Приходной накладной, Авансового отчета, Платежной ведомости, Отчета комитенту и других документов. Также заявку можно оформить в журнале Документы планирования денег и в списке документов Заявки на расход денег:

 

Период, за который формируется отчет, называется горизонтом планирования. Если компания только начинает внедрять управление финансами через платежный календарь, рекомендуется выбирать небольшой горизонт планирования — одну неделю и постепенно увеличивать его, когда все задействованные сотрудники привыкнут к такой платежной дисциплине.

В настройках отчета можно задавать период, а также выбирать как будут выводится данные по дням или по неделям в рамках этого периода:

Верхняя часть отчета представляет собой диаграмму, которая наглядно показывает остатки денег на счетах и в кассах с учетом планируемых приходов и расходов. Диаграмма может быть детальной — график будет отображаться по каждому счету отдельно или сводной — будет выводится общий остаток, также диаграмму можно не выводить.

Колонки отчета сгруппированы по трем уровням:

  1. по валюте
  2. по типам денежных средств (наличные и безналичные)
  3. по кассам и счетам.

Такая структура позволяет отследить динамику изменения детальных остатков по кассам и счетам и общих, по типам денежных средств и валютам.

Отчет оснащен рядом удобных фильтров. Например, отбор можно сделать только по утвержденным заявкам, по отдельной кассе или счету, по типу денежных средств, по статье движения.

Также можно регулировать детализацию строк отчета: Строки Платежного календаря включают три блока – доступный остаток, просроченные платежи и запланированные платежи и поступления.

Доступный остаток — остаток денежных средств на текущую дату.

Просроченные и запланированные платежи и поступления содержат информацию о суммах, итоги по дням и общие итоги с учетом текущего остатка.

Суммы просроченных платежей выделены серым цветом. Утвержденные заявки обозначаются красным знаком “минус”, не утвержденные — серым.

Фон строки кассы, где есть кассовый разрыв, выделен розовым цветом. Это позволяет идентифицировать такие разрывы на любом уровне группировок (например, отрицательные остатки по наличным денежным средствам в целом отсутствуют, но есть отрицательные остатки по отдельным кассам).

Непосредственно из самого отчета можно:

  • открыть документ планирования
  • изменить дату платежа
  • оформить платежный документ
  • утвердить или отклонить заявку на расходование средств.

Для того, чтобы изменить кассу платежа или дату заявки достаточно просто выделить сумму курсором и перетащить в нужную ячейку кассы или даты.

Если в какой-либо из касс или счетов возникает кассовый разрыв, его можно ликвидировать переносом части заявок на другие даты, привлечение заемных средств или оформление документа по перемещению денег (план).

Перемещение денег (план) содержит информацию о счете или кассе отправителе и получателе, в документе также как и в Заявке на расход денег есть статусы:

Важным моментом является оформления документов платежа и прихода по заявкам на расход и поступлению денег (план). Чтобы последние “не зависали” в Платежном календаре нужно следить за заполнением Документа планирования в табличной части платежного документа:

 

Использование платежного календаря является важным шагом на пути внедрения управленческого учета компании.

Понятный и удобный функционал отчета во многом упростит работу бухгалтерии и руководителя, даст важную оперативную информацию о достаточности денежных средств и направлениях их расходов, поможет своевременно избежать кассовых разрывов.

Хотите научиться работать с системой? Обращайтесь к нам — мы поможем!