Для обеспечения предприятия ресурсами в ЕРП автоматизирована подсистема Управления закупками. Система управления закупками и запасами в ЕРП обеспечивает менеджеров, отвечающих за снабжение, информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении запасов ТМЦ, для снижения затрат на закупки и четкой организации взаимодействия с поставщиками.
Для управления закупками в ЕРП предусмотрены различные возможности:
- подбор поставщиков товаров,
- различные условия закупок,
- поддержка различных схем приема товаров от поставщика,
- различные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их исполнения,
- корректировка и закрытие заказов поставщикам,
- мониторинг цен поставщиков,
- оформление поставки товаров,
- составление графиков поставок и графиков платежей.
Важним моментом в подсистеме Управления закупками в ЕРП является то, что кроме автоматизации закупок от отечественных поставщиков также есть возможность вести учет импортных закупок, принимать товары на реализацию и получать на сохранение давальческое сырье и материалы. Для импортных закупок в программе есть возможность вести учет Таможенных деклараций, взаиморасчетов с таможней и налогов по растаможке.
Кроме этого в ЕРП есть возможность вести регистрацию расхождений между сопроводительными документами и фактически принятым товаром.
Для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, порядке и сроках оплаты в подсистеме ЕРП Управление закупками предусмотрено использование заказов поставщикам. Заказ поставщикам – инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств. Но использование Заказов поставщикам в ЕРП не обязательное и может включатся или выключатся при необходимости.
Также в ЕРП предусмотрена работа бизнес-процесса согласования Заказ поставщику до его отправки в работу.
Для регистрации условий закупок предусмотрен элемент прикладного решения – Соглашение об условиях закупок, использование которого позволяет:
- указать поставщика,
- определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров),
- указать срок поставки товаров – используется для расчета предполагаемой даты поставки,
- задать вариант приемки товаров (выписка финансовых документов и регистрация приемки товаров на склад разделены),
- указать склад поставки товаров от поставщика и др.
Для обеспечения потребностей в закупках номенклатуры: товарах, работах и многооборотной таре, а также для планирования закупок с учетом прогнозируемого уровня складских запасов и зарезервированных ТМЦ на складах в ЕРП используется обработка Формирование заказов по потребностям.
Обработка поддерживает формирование следующих заказов:
- заказ поставщику
- заказ на производство
- заказ на сборку/разборку
- заказ на перемещение
Обработка выполнена в форме помощника с пошаговым режимом работы. Шаги обработки:
1. Отбор потребностей
2. Настройка способов обеспечения
3. Поддержание запасов
4. Обеспечение заказов к отгрузке
5. Уточнение сформированных заказов
При расчете рекомендуемого к заказу количества по каждой номенклатурной позиции могут учитываться: текущие остатки, имеющиеся заказы на поставку и отгрузку, статистика потребления товара, установленные нормы поддержания запаса товара.
Для формирование заказов на закупку товаров на основе плановых данных в системе реализовано отдельное рабочее место Формирование заказов поставщику по плану.
Кроме автоматизации самого процесса закупок в ЕРП есть возможность проводить анализ:
- последствий, к которым может привести невыполнение заказов поставщиками (к срыву какого клиентского заказа может привести недопоставка товаров или материалов)
- потребностей склада и производства в товарах, готовой продукции и материалах
- сквозной анализ и установка взаимосвязей между заказами клиентов и заказами поставщикам
Подведя итоги вышеописанного можно сказать, что подсистема Управления закупками в ЕРП предоставлена широким функционалом возможностей не только для менеджеров по закупкам, но и для руководствующего персонала и позволяет выстроить эффективную систему управления закупками и запасами и провести автоматизацию закупочной деятельности. Компания Быстрые решения производит сопровождение и внедрение систем BAS ERP.