План закупок

13 грудня

Що таке «План закупок» і для чого його складають

«План закупок» – це документ, що відображає потребу будь-якого підприємства/фірми/компанії в матеріально-товарному забезпеченні. Якщо простіше, то в ньому відображено план всіх закупівель на певний період.

Існує три базових варіанти плану закупок:

  • для промислових підприємств (фабрика, заводи);
  • для торгових фірм (магазинів);
  • для невиробничих установ (школи, лікарні, турфірми і т.п.).

В плані відображають:

  • потребу в тому чи іншому матеріалі/товарі (далі – «товарно-матеріальні цінності» або «ТМЦ»);
  • ціновий діапазон або орієнтовну вартість для покупки ТМЦ;
  • постачальників і їх умови, в т.ч. мінімальне замовлення, терміни відвантаження і періодичність замовлень;
  • термін, в який треба купити (при одноразових покупках) або періодичність закупівель (при циклічних покупках);
  • джерела фінансування закупівель (наприклад, оборотні, позикові кошти або додатково залучені, наприклад, за рахунок випуску нових акцій або облігацій);
  • споживачі ТМЦ (зазвичай вказуються окремі посади або структурні підрозділи, для потреби яких в принципі закуповуються ТМЦ).

Як і будь-яке інше планування, цей вид плану складається для того, щоб спрогнозувати всі закупівлі протягом періоду і виконати бюджетування, тобто, скласти календарний план надходжень і витрат грошових коштів підприємства. Зазвичай складається на рік (але бувають і інші терміни) і в процесі роботи часто коригується.

Яка інформація має міститися в плані закупівель і яке узгодження йде між планом закупівель та планом продажів.

1. Циклічні закупівлі.

Це найочевидніший вид закупівель. Розглянемо магазин; для простоти візьмемо невеликий магазин формату «У будинку». Середній зал площею 50-100 кв.м. вміщує близько 2000-3000 одиниць асортименту, всередині кожної одиниці можуть бути від 1 до N кількості товару. Так як товар продається кожен день, то проданий товар повинен заміщатися новим. Логічним чином враховуються сезонні коливання (в грудні упор йде на ковбаси, сири, майонези, алкоголь, торти, солодощі тощо – все необхідне для новорічного столу, тоді як під час Великого Посту все м’ясне не має сенсу замовляти більше ніж 1/3 від звичайних продажів). І також логічно, що ящик морозива буде продаватися всю зиму і всього 2 дні влітку.
У виробничій сфері закупівлі повинні повністю корелювати з витратою сировини для цього самого виробництва. Тобто, випускаючи трактори, ви не можете мати на складі менше запчастин для зборки трактора, інакше ви не отримаєте готову одиницю продукції.

І в одному і в іншому випадку закупівлі повинні проводитися так, щоб не виникало дефіциту тієї чи іншої товарної/виробничої позиції. Для сфери FMCG планування закупівель виконується за допомогою:

  • I. ABC / XYZ аналізу за кількістю;
  • II. Аналізу оборотності по циклічності закупівель;
  • III. Вартісного аналізу для визначення прибутковості товарних позицій і прийняття рішення щодо доцільності закупівель тієї чи іншої одиниці в асортименті.

Для сфери виробництва кореляція більш пряма – на основі плану продажів (який складається, грунтуючись на контрактах підприємства і очікуванні залучення нових клієнтів), розраховується плановий випуск продукту в період часу (наприклад, місяць). Якщо ви плануєте випустити 100 нових тракторів, то необхідно закупити деталі для 100 нових тракторів + невеликі запаси на склад.

У будь-якій сфері необхідно забезпечити наявність складських запасів, з огляду на можливу непередбачену потребу в збільшених продажах/випуску продукції і не моментальності нових поставок.
Як це виглядає на практиці (для магазина): якщо ви продаєте 20 літрів молока і 50 буханок хліба в день, то значить, що ви повинні замовляти не менше цієї кількості в день + потрібний вам обсяг складських запасів, наприклад, 10%. Непродані запаси з учорашнього дня підуть в наступний день, тоді як основного замовлення можна буде зробити менше, враховуючи непродані залишки і щоб уникнути псування продукції яка швидко псується.

В результаті, використовуючи програми для аналізу (наприклад, підсистему планування в конфігураціях 1С: Підприємство), ви зможете автоматично виконувати необхідні аналізи, прогнози продажу і залишків + автоматизовано заповнювати замовні листи. Те ж саме стосується і для промислових підприємств.

2. Другорядні закупівлі, не пов’язані з циклами.

Закупівлі для організацій, які не займаються випуском продукції + допоміжні закупівлі для циклічно працюючих підприємств/магазинів. Наприклад: канцелярське приладдя, робоча форма для співробітників, нова вітрина для морозива або новий диван в приймальню. Поділяють основні засоби ( «ОС») і витратні матеріали. Закупівлі тих і інших виконуються з грошей доходу підприємства, з фінансуванням зі своїх або залучених коштів. Якщо закупівля є стратегічною, як, наприклад, новий офіс, переїзд в нове приміщення фабрики або відкриття нової конвеєрної лінії з асортиментним розширенням, то їх планування може здійснюватися протягом довгого часу – як правило, років. Їх придбання виконується при спеціальному узгодженні всього вищого керівництва і фінансується з позикових коштів або методом докапіталізації (випуск боргових бондів у вигляді акцій або будь-яких фінансових деривативів, наприклад, початковий ICO).

Как вносить изменения в план закупок.

Так як майже будь-яка закупівля для підприємства пов’язана з його життєвим циклом, то логічно припустити, що такий цикл формується, в основному, виконанням плану продажів. Якщо продажі впали або виросли більш ніж на закладену в прогнозі величину нормальних коливань (0,01% … 3%), то план закупівель також необхідно коригувати.

На практиці це виглядає так: мешканці навколишніх будинків дізналися про те, який смачний у вас хліб, і в вашому магазині за день розкупили 50 основних +15 складських буханок хліба. Тепер вам треба замовити вже 60 + 20. Якщо завтра купили і їх, то ви замовляєте 70 + 25. Якщо і вони виявилися розібраними післязавтра і така тенденція стійко зберігається, то ви розумієте, що ваш магазин став популярним і замовляєте тепер 100 + 35 буханок хліба щодня, щоб не створювати дефіцит попиту і заробляти більше на звороті.

Те ж саме справедливо і в іншу сторону: якщо ви замовили 10 пачок молока, а з них скисло 5, тому що немає покупців, ви на наступну поставку можете обережно замовити 3, або оптимістично-обережно, 5.

Оставьте свой комментарий

Your email address will not be published.