Что такое «План закупок» и для чего его составляют
«План закупок» – это документ, отражающий потребность любого предприятия/фирмы/компании в материально-товарном обеспечении. Если проще, то в нём отражается план всех закупок на определённый период.
Существуют три базовых варианта плана закупок:
- для промышленных предприятий (фабрик, заводов);
- для торговых фирм (магазинов);
- для непроизводственных учреждений (школ, больниц, турфирм и т.п.).
В плане отражают:
- потребность в том или ином материале/товаре (далее – «товарно-материальных ценностей» или «ТМЦ»);
- ценовой диапазон или ориентировочную стоимость для покупки ТМЦ;
- поставщиков и их условия, в т.ч. минимальный заказ, сроки отгрузки и периодичность заказов;
- срок, в который надо купить (при единоразовых покупках) или периодичность закупок (при цикличных покупках);
- источники финансирования закупок (например, оборотные, заёмные средства или дополнительно привлечённые, например, за счёт выпуска новых акций или облигаций);
- потребители ТМЦ (обычно указываются отдельные должности или структурные подразделения, для потребности которых в принципе закупаются ТМЦ).
Как и любое другое планирование, этот вид плана составляется для того, чтобы спрогнозировать все закупки в течение периода и выполнить бюджетирование, то есть, составить календарный план прихода и расхода денежных средств предприятия. Обычно составляется на год (но бывают и другие сроки) и в процессе работы зачастую корректируется.
Какая информация должна содержаться в плане закупок и какое согласование идёт между планом закупок и планом продаж.
1. Цикличные закупки.
Это самый очевидный вид закупок. Рассмотрим магазин; для простоты возьмём небольшой магазин формата «У дома». Средний зал площадью 50-100 кв.м. вмещает около 2000-3000 единиц ассортимента, внутри каждой единицы могут быть от 1 до N кол-ва товара. Так как товар продаётся каждый день, то проданный товар должен замещаться новым. Логичным образом учитываются сезонные колебания (в декабре упор идёт на колбасы, сыры, майонезы, алкоголь, торты, сладости и т.п. – всё необходимое для новогоднего стола; тогда как во время Великого Поста всё мясное не имеет смысла заказывать более чем 1/3 от обычных продаж). И также логично, что ящик мороженого будет продаваться всю зиму и всего 2 дня летом.
В производственной сфере закупки должны полностью коррелировать с расходом сырья для этого самого производства. То есть, выпуская тракторы, вы не можете иметь на складе меньше запчастей для сборки трактора, иначе вы не получите готовую единицу продукции.
И в одном и в другом случае закупки должны производиться так, чтобы не возникало дефицита той или иной товарной/производственной позиции. Для сферы FMCG планирование закупок выполняется с помощью:
- I. ABC/XYZ анализа по количеству;
- II. Анализа оборачиваемости по цикличности закупок;
- III. Стоимостному анализу для определения доходности товарных позиций и принятия решения по целесообразности закупок той или иной единицы в ассортименте.
Для сферы производства корреляция более прямая – на основе плана продаж (который составляется, основываясь на контрактах предприятия и ожидании привлечения новых клиентов), рассчитывается плановый выпуск продукта в период времени (например, месяц). Если вы планируете выпустить 100 новых тракторов, то необходимо закупить детали для 100 новых тракторов + небольшие запасы на склад.
В любой сфере необходимо обеспечить наличие складских запасов, учитывая возможную непредвиденную потребность в увеличенных продажах/выпуске продукции и не моментальности новых поставок.
Как это выглядит на практике (для магазина): если вы продаёте 20 литров молока и 50 буханок хлеба в день, то значит, что вы должны заказывать не менее этого количества в день + нужный вам объём складских запасов, например, 10%. Непроданные запасы со вчерашнего дня пойдут в следующий день, тогда как основного заказа можно будет сделать меньше, учитывая непроданные остатки и чтобы избежать порчу скоропортящейся продукции.
В результате, используя программы для анализа (например, подсистему планирования в конфигурациях 1С:Підприємство), вы сможете автоматически делать нужные анализы, прогнозы продажи и остатков + автоматизировано заполнять заказные листы. То же самое применимо и для промышленных предприятий.
2. Второстепенные закупки, не связанные с циклами.
Закупки для организаций, не занимающихся выпуском продукции + вспомогательные закупки для циклично работающих предприятий/магазинов. К примеру: канцелярские принадлежности, рабочая форма для сотрудников, новая витрина для мороженого или новый диван в приёмную. Разделяют основные средства («ОС») и расходные материалы. Закупки и тех и других выполняются из денег дохода предприятия, с финансированием из своих или привлечённых средств. Если закупка является стратегической, как, например, новый офис, переезд в новое помещение фабрики или открытие новой конвейерной линии с ассортиментным расширением, то их планирование может осуществляться в течение долгого времени – как правило, годы. Их приобретение выполняется при специальном согласовании всего вышестоящего руководства и финансируется из заёмных средств либо методом докапитализации (выпуск долговых бондов в виде акций или каких-либо финансовых деривативов, например, первоначальный ICO).
Как вносить изменения в план закупок
Так как почти любая закупка для предприятия связана с его жизненным циклом, то логично предположить, что такой цикл формируется, в основном, выполнением плана продаж. Если продажи упали или выросли более чем на заложенную в прогнозе величину нормальных колебаний (0,01%…3%), то план закупок также необходимо корректировать.
На практике это выглядит так: жильцы окружающих домов узнали про то, какой вкусный у вас хлеб, и в вашем магазине за день раскупили 50 основных +15 складских буханок хлеба. Теперь вам надо заказать уже 60+20. Если завтра купили и их, то вы заказываете 70+25. Если и они оказались разобранными послезавтра и такая тенденция устойчиво сохраняется, то вы понимаете, что ваш магазин стал популярным и заказываете теперь 100+35 буханок хлеба каждый день, чтобы не создавать дефицит спроса и зарабатывать больше на обороте.
То же самое справедливо и в другую сторону: если вы заказали 10 пачек молока, а из них скисло 5, потому что нет покупателей, вы на следующую поставку можете осторожно заказать 3, либо оптимистично-осторожно, 5.
Услуга — сопровождение 1С Предприятий, обслуживание предприятий позволяет отслеживать все планы закупок.