В предыдущих статьях мы разобрались что такое ERP-система и для чего нужен управленческий учет. Сегодня мы рассмотрим одну из основных подсистем BAS ERP которая называется Казначейство.
Перед тем как рассматривать подсистему, нужно ответить на один главный вопрос: Что такое Казначейство и для чего нужна эта учетная подсистема?
Так как ERP — система предназначена для управление ресурсами предприятия то в Казначействе ресурсом являются Деньги. И Самым простым ответ на этот вопрос является то что Казначейство в ERP это казна предприятия или если сказать простыми словами Казначейство это хранилище денежных средств организации.
С помощью подсистемы Казначейство предприятие сможет:
1. Контролировать остатки на расчетных счетах (Безналичные денежные средства) или остатки в кассах организации (Наличные денежные средства).
2. Вести расчеты с поставщиками или покупателями.
3. Создавать акты сверки по взаиморасчетам с покупателями или поставщиками на основании данных контрагента или на основании системы ERP.
4. Вести учет полученных кредитов или займов от сотрудников, банков, контрагентов.
5. Выдавать денежные средства в займы сотрудникам предприятия за счет будущей заработной платы.
6. Перечислить на расчетный счет или выдать из кассы денежные средства подотчетному лицу и получение от него Авансового отчета.
7. Выписывать Доверенности на получение материальных ценностей ответственному лицу.
8. Создавать регламентные печатные документы и отчеты по движению денежных средств в контролирующие органы.
9. Планировать списание или поступление денег в кассы или расчетные счета.
10. Создавать платежный календарь на основании запланированных списаний и поступлений денежных средств.
Если раньше для учета денежных средств велись огромные таблицы EXCEL, или записывались расходы или доходы в тетрадь и для создание отчетности руководству куда были потрачены те или иные денежные средства требовалось от нескольких часов до нескольких дней, а планирование движений денежных ресурсов на расчетных счетах и кассах было практически невозможно. То с помощью подсистемы Казначейство появится возможности формировать отчетность руководству за несколько минут и легкая возможность планировать списание (поступление) денежных средств на определенный период: День, неделя, декада, месяц. Планирование денежных средств в подсистеме казначейство осуществляет с помощью платежного календаря.
Платежный календарь — является одним из основных объектов подсистемы Казначейство.
Платежный календарь это специализированное рабочее место для планирования поступления и списание денежных средств.
С помощью платежного календаря, холдинги, предприятия или финансовые отделы могут решить следующие управленческие задачи:
1. Проводить анализ изменения остатка денежных средств на расчетных счетах и кассах на протяжении выбранного периода.
Планировать остаток денежных средств через неделю, декаду, месяц что в свою очередь даст возможность планировать загруженность другими ресурсами предприятия: Закупка сырья, закупка основных средств, оплата просроченных платежей т.д.
2. Предотвращать возможность создание кассовых разрывов. С помощью планирование загрузки денежных ресурсов уменьшаться ситуация временного отсутствия денежных средств на счетах
3. Возможность согласовывать заявки на расходы денежных средств. Ведение платежного календаря и заявок на списание денежных средств в несколько раз уменьшает шансы на то что будет:
- Превышен бюджет
- Осуществляться нецелесообразные платежи
- Оплачивается авансы ненадежным поставщикам
- Перечисленние денежные средств мошенникам
4. Пропадет ручной процесс согласование.Процесс согласование становиться автоматическим. Пропадет потребность в бумажных документах, что в свою очередь приводит к экономии ресурсов предприятия.
5. Дает возможность казначею планировать расходы и поступление денежных средств, а инициализаторов заявки контролировать на каких стадиях находится их заявка.
6. Легко оперировать распределением денежных средств по счетам и кассам предприятия согласно созданных заявок или Заказам поставщикам.
Одним из этапов планирования денежных средств является ведение операций по предоставленным Кредитам, Займам, Депозитам.
Планирование по кредитам, займам, депозитам осуществляется по:
- Траншам, которые будут выданы в качестве займа или перечисленные транши на депозит.
- Процентам начисленных за использование кредитных средств или прецентам начисленных по депозиту.
- Комиссии банка.
Еще одной важной функцией подсистемы казначейство является ведение выдачи денежных средств подотчетному лицу и получение от него авансового отчета за использование денежных средств.
Авансы подотчетнику выдаются для выполнения определенного служебного поручения.
В системе ERP Казначейство Авансовый отчет полу автоматизирован:
-На первом этапе сотрудник сам заполняет произведенные расходы
-На втором этапе финансовый отдел или бухгалтерия подтверждает созданный Авансовый отчет и проверяет, согласно предоставленных документов, произведенные расходы
Также с подсистемой Казначейство очень хорошо интегрируются и другие программные продукты такие как Клиент- Банк.
Клиент-банк дает возможность в несколько секунд загрузить или выгрузить все движение по расчетному счету например:
-Загрузить все поступление оплат от клиентов
-Выгрузить все подготовленные и согласованные Платежные поручение для списания денежных средств.
Внедрение учетной подсистемы Казначейство в работу предприятия даст возможность не только контролировать расходы денежных средств, но и увеличит эффективность работы человеческого ресурса. Если раньше для анализа или выполнение своих обязательств сотруднику требовалось несколько дней, то после внедрения системы ERP Казначейство для выполнения своих обязанностей ему понадобится несколько часов. Еще одним немалым фактор на пользу внедрения ERP Казначейство есть то, что уменьшается работа с бумажными документами, а это в свою очередь, приводит к сохранению окружающей среды.
Компания Быстрые решения проводит программирование и внедрение конфигураций 1С:Предприятие.