У попередніх статтях ми розібралися, що таке ERP-система і для чого потрібен управлінський облік. Сьогодні ми розглянемо одну з основних підсистем BAS ERP, яка називається Казначейство.
Перед тим, як розглянути підсистему, потрібно відповісти на одне з головних запитань: Що таке Казначейство і для чого потрібна ця облікова підсистема?
Так як ERP-система призначена для керування ресурсами підприємства, то в Казначействі ресурсом є гроші. І найпростішою відповіддю на це запитання є те, що Казначейство в ЕРП є казною підприємства або якщо сказати простими словами Казначейство – це сховище грошових коштів організації.
За допомогою підсистеми Казначейство підприємство зможе::
1. Контролювати залишки на розрахункових рахунках (Безготівкові грошові кошти) або залишки в касах організації (Готівкові кошти).
2. Вести розрахунки з постачальниками чи покупцями.
3. Створювати акти звірки по взаєморозрахунках з покупцями або постачальниками на підставі даних контрагента або на підставі системи ERP.
4. Вести облік отриманих кредитів або позик від працівників, банків, контрагентів.
5. Видавати грошові кошти в позики співробітникам підприємства в рахунок майбутньої заробітної плати.
6. Перерахувати на розрахунковий рахунок або видати з каси грошові кошти підзвітній особі і отримання від нього Авансового звіту
7. Виписувати Доручення на одержання матеріальних цінностей відповідальній особі.
8. Створити нормативні друковані документи і звіти за рухом грошових коштів у контрольованих органах.
9. Планувати списання або поступлення грошей в касси і розрахункові рахунки.
10. Створювати платіжний календар на підставі запланованих списань і надходжень грошових коштів.
Якщо раніше для обліку грошових коштів велися величезні таблиці EXCEL, або записувалися витрати або доходи в зошиті для створення звітності керівництву куди були витрачені ті чи інші грошові кошти потрібно було від декількох годин до декількох днів, а планування рухів грошових ресурсів на розрахункових рахунках і касах було практично неможливо. То за допомогою підсистеми Казначейство з’явиться можливість формувати звітність керівництву за кілька хвилин і легка можливість планувати списання (надходження) грошових коштів на певний період: День, тиждень, декада, місяць. Планування грошових коштів в підсистемі казначейство здійснює за допомогою платіжного календаря.
Платіжний календар – є одним з основних об’єктів підсистеми Казначейство.
Платіжний календар це спеціалізоване робоче місце для планування надходження і списання грошових коштів.
За допомогою платіжного календаря, холдинги, підприємства або фінансові відділи можуть вирішити наступні управлінські завдання::
1. Проводити аналіз зміни залишку грошових коштів на розрахункових рахунках і касах протягом обраного періоду. Планувати залишок грошових коштів через тиждень, декаду, місяць що в свою чергу дасть можливість планувати завантаженість іншими ресурсами підприємства: закупівля сировини, закупівля основних засобів, оплата прострочених платежів т.д.
2. Запобігати можливості створення касових розривів. За допомогою планування завантаження грошових ресурсів зменшуються ризики тимчасової відсутності коштів на рахунках.
3. Можливість узгоджувати заявки на витрати грошових коштів. Ведення платіжного календаря і заявок на списання грошових коштів в кілька разів зменшує шанси на те що буде:
- Перевищено бюджет
- Здійсняться недоцільні платежі
- Відбудеться оплата авансів ненадійним постачальникам
- Перерахування коштів шахраям
4. Пропаде ручний процес узгодження. Процес узгодження стає автоматичним. Пропаде потреба в паперових документах, що в свою чергу призводить до економії ресурсів підприємства.
5. Дає можливість казначею планувати витрати і надходження грошових коштів, а ініціалізаторів заявки контролювати на яких стадіях знаходиться їхні заявки.
6. Легко оперувати розподілом коштів по рахунках і касах підприємства відповідно до створених заявок або до Замовлень постачальникам.
Одним з етапів планування грошових коштів є ведення операцій за наданими Кредитами, Позиками, Депозитами.
Планування за кредитами, позиками, депозитами здійснюється за:
- Траншами, які будуть видані в якості позики або перераховані транші на депозит.
- ПВідсоткам нарахованих за користування кредитними коштами або відсоткам нарахованих по депозиту.
- Комісії банку.
Ще однією важливою функцією підсистеми казначейство є ведення видачі грошових коштів підзвітній особі і отримання від нього авансового звіту за використання коштів.
Аванси підзвітній видаються для виконання певного службового доручення.
В системі ERP Казначейство Авансовий звіт напівавтоматизований:
-На першому етапі співробітник сам заповнює зроблені витрати
-На другому етапі фінансовий відділ або бухгалтерія підтверджує створений Авансовий звіт і перевіряє, згідно наданих документів, здійснені витрати.
Також з підсистемою Казначейство дуже добре інтегруються і інші програмні продукти такі як Клієнт Банк.
Клієнт-банк дає можливість в кілька секунд завантажити або вивантажити весь рух по розрахунковому рахунку наприклад:
-Завантажити всі надходження оплат від клієнтів
-Вивантажити всі підготовлені і узгоджені Платіжні доручення для списання грошових коштів.
Впровадження облікової підсистеми Казначейство в роботу підприємства дасть можливість не тільки контролювати витрати коштів, а й збільшить ефективність роботи людського ресурсу. Якщо раніше для аналізу або виконання своїх зобов’язань співробітнику потрібно було кілька днів, то після впровадження системи ERP Казначейство для виконання своїх обов’язків йому знадобиться кілька годин. Ще одним чималим фактор на користь впровадження ERP Казначейство є те, що зменшується робота з паперовими документами, а це в свою чергу, призводить до збереження навколишнього середовища.