Торговые представители в ERP и использование мобильного приложения «Заказы»

10 января

Торговый представитель является связующим звеном между продавцом и покупателем. Под продавцом мы понимаем компанию поставщика, а под покупателем- оптовиков, сетевые магазины, розничные торговые точки, а также рестораны, отели, клубы (этот сектор называется HoReCa). 90% времени работы торговый представитель находится “в полях” и только 10% в офисе, соответственно необходимо предоставить ему удобный и понятный инструмент для быстрого и качественного выполнения своих обязанностей.

Компаниям использующим торговых представителей для оформления заказов клиентов, поможет существенно облегчить работу типовой функционал ERP и мобильное приложение “Заказы”.

Использование стандартных возможностей системы представляет ряд положительных моментов:

  • Экономия финансов на разработке собственного приложения.
  • Простая настройка обмена между учетной системой и мобильными приложениями.
  • Приложение поддерживается разработчиком и регулярно обновляется.
  • Удобная установка и настройка мультиплатформенного приложения.

Для использования функции торговых представителей необходимо провести ряд несложных настроек:

Настройки в учетной системе ERP

  • Перейти в раздел НСИ и администрирование / Продажи/ подраздел “Торговые представители”, активировать пункт “Ведется работа через торговых представителей”, что позволит использовать сам механизм.
  • В зависимости от того, нужно ли супервайзеру назначать задания для торговых представителей, выбрать настройку для пункта “Задания торговым представителям”, возможны варианты настройки:
    • Не используются — нет заданий, торговый без предварительных планов регистрирует заказ клиента.
    • Используются торговыми представителями для планирования — торговый сам себе создает задание на КПК
    • Используются для управления торговыми представителями — позволяет формировать задания торговым представителям и загружать их на КПК.
  • Если в задании торговому представителю необходимо указывать не только сумму, но и номенклатуру, активировать пункт “Детализировать задания торговым представителям по номенклатуре”.
  • Перейти к подразделу “Настройки использования мобильного приложения “Заказы”” и активировать пункт “Разрешить синхронизацию данных с мобильным приложением “Заказы””.
  • Перейти к пункту “Настройки синхронизации” и создать настройки для каждого КПК, с указанием торгового представителя. В данных настройках можно ограничить информацию, выводимую на устройстве, чтобы не загромождать интерфейс лишними списками товаров или контрагентов, включить возможность создания приходных кассовых ордеров на КПК, передавать весовые характеристики и изображения номенклатуры.

  • Создать новых пользователей учетной системы можно в разделе НСИ и администрирование/ и назначить им роли торговых представителей. Если необходимо, добавить профиль менеджера по продажам.
  • Опубликовать web-сервис CustomerOrdersExchange, входящий в состав конфигурации через конфигуратор.
  • Используя Apache или Internet Information Services, предоставить web-доступ к базе, в этом будет необходима помощь системного администратора.

Настройки мобильного приложения

Далее можно переходить к самому мобильному приложению, скачать его можно в GooglePlay для устройств на базе Android или в AppStore для устройств на базе iOS.

  • При первом запуске приложения в режиме работы указать Режим синхронизации.
  • Приложение запросит ввести настройки:
    • Пользователь
    • Имя (для входа) в учетную систему торгового представителя.
    • Пароль — пароль пользователя для входа в учетную систему.
    • Адрес сервера — адрес доступа к учетной системе.
    • Порт — порт на котором открыт доступ.
    • Каталог — каталог информационной базы на web-сервере.
    • Имя устройства — будет получено из учетной системы.

Работа в мобильном приложении

После настройки соединения и первоначальной синхронизации, для этого желательно использовать wi-fi, так как объем данных будет достаточно большим, можно приступать к работе. Пользователю будут выведены его задачи, сформированные супервайзером, если была установлена соответствующая настройка в учетной системе, по которым он сможет приступить к обходу клиентов и формированию заказов. Если же настройка не была активирована, то в разделе “Текущие дела” можно выбрать Клиента из справочника и приступить к созданию заказа.

В этом же разделе будут отражаться просроченные, оплаченные и отгруженные заказы. А также информация об оплате по оформленным заказам. При формировании заказа доступен подбор номенклатуры различными способами:

  • Строкой поиска по артикулу или названию.
  • По штрих-коду, при активации, запускается встроенный сканер штрих-кодов.
  • Перебором списка, с возможностью выбора групп номенклатуры.

Также следует учитывать, что ограничить список номенклатуры в списке для конкретного торгового представителя можно еще на стадии настроек синхронизации с устройством в учетной системе. Стоит отметить наличие фото в карточке номенклатуры, что позволит быстрее идентифицировать товар. После выбора номенклатуры есть возможность указать дату и условия отгрузки, а также привязать полную или частичную оплату к данному заказу. При этом можно выбрать форму оплаты и разбить сумму на несколько платежей.

Из приятных дополнений стоит отметить возможность торговых представителей формировать, печатать и отправлять на электронную почту отчет по сформированным заказам, а также возможность дополнять информацию по контрагентам, которая не была внесена в учетной системе. Функционал достаточно прост в настройке и удобен в использовании, поэтому для предприятий — торговых посредников, есть смысл задуматься об использовании данного функционала.