Система комунікацій – найдавніший інструмент людини. На думку вчених – комунікація дозволила добитися такого розвитку цивілізації, який ми маємо на сьогоднішній день.
Пошта, телефон, а пізніше Соц. мережі і всілякі месенджери зробили цей інструмент вседоступним і різноманітним.
Як-же в сучасних умовах адаптувати даний інструмент під потреби Вашого бізнесу?
Живий чат – на сьогодні, є ідеальним інструментом для комунікацій усередині груп.
Для систем обговорення будь-яких тем – головними залишаються наступні параметри:
- Об’єкт обговорення;
- Коментар;
- Час коментаря;
- Автор коментаря;
- Адресат комментаря.
Розглядаючи застосування автоматизації для бізнес-систем ми чітко можемо виділити Об’єкти, тому що засобами розробки програмування будуть об’єкти як механізм ООП (об’єктно-орієнтоване програмування (ООП) – методологія програмування, заснована на представленні програми у вигляді сукупності об’єктів, кожен з яких є екземпляром певного класу, а класи утворюють ієрархію спадкування).
Виходить, можна застосувати до конфігурації BAS ERP, Об’єктом може виступати будь-який довідник або документ. Наприклад систему обговорень можна впровадити до довідника Партнери, що дозволить менеджеру відслідковувати залишені коментарі по партнеру іншими користувачами системи, для зваженої і вірної роботи з ним (Партнером).
Час коментаря дозволить стежити за актуальністю коментарів, а автор і адресат, вкажуть на джерело коментарів і їх спрямованість.
Чи не маловажливим механізмом коментарів буде реалізація посилань на інші об’єкти бізнес-системи. Наприклад, в коментарях все у того-ж партнера ми можемо вказати дані про те, що він був незадоволений продукцією із зазначенням об’єкта-посилання (О-С) Витратної накладної та О-С Номенклатури.
Для реалізації даних можливостей ми пропонуємо розглянути впровадження можливості спілкування користувачів через коментарі під час роботи з формами документів і довідників. У тексті коментарів можна звертатися до інших користувачів – вони отримають автоматичне нагадування, і давати посилання на об’єкти в програмі, клікнувши по яким можна перейти безпосередньо до об’єкта. Так само на закладці обговорень автоматично відображаються найбільш важливі зміни, внесені в ході роботи з документом або довідником.
При розгляді впровадження даної системи ми знайдемо для себе безліч плюсів. Давайте на них зупинимося детальніше.
- Зберігання даних об’єкт – як відомо, який би не був повний функціонал системи, завжди є необхідна інформація, яку бажано внести в об’єкт. Наприклад. За рішенням керівництва у нашого партнера Іванова ми 14 днів не закуповуємо товар через погану якість товару пов’язаного з сезонністю випуску. Отже як це реалізувати? Звичайно можна написати тех.задания програмісту, щоб він додав необхідний функціонал до системи. Але чи доцільно це? Як швидко це буде реалізовано? У кого буде доступ до виправлення цих даних? І т.д. питань багато. І звичайно можна вказати дані в коментарях до об’єкту, але тоді ми зіткнемося з масою інших питань. Як заблокувати запис? Як вказати автора коментаря? Чи актуальний коментар? І т.д. Найпростіше до об’єкта додати запис в обговоренні, де автоматично будуть відсутні відомості про автора і час коментаря, який буде заблокований для редагування іншими користувачами.
- Посилання на об’єкт – безліч людей полюбили википедию, за можливість перехресних посилань. Реалізація даного механізму скоротить пошук об’єкта до одного кліка, і виключить помилки в пошуку до нуля.
- Використання адресата – механізм дозволяє відстежувати користувачеві згадки в коментарях з його участю. Це оптимізує роботу користувача і виключить помилки, пов’язані з людським фактором.
- Створення правил процесу – Даний механізм виключно важливий, якщо компанія бере курс на оптимізацію бізнес-процесів. В цьому випадку при проектуванні бізнес-процесів можна закласти людині зрозумілий механізм збереження історії об’єкта. А наявність циклічних схем взагалі неможливо без побудови зрозумілої логіки супроводу об’єкта по бізнес-процесу.
- Гнучкість роботи користувачів з об’єктами – після впровадження системи, робота з об’єктами перестає бути людино-орієнтованою, а значить дозволяє вести бізнес за принципом незамінних людей немає. Вся інформація, накопичена в системі вільно передається новому виконавцю, який здатний її проаналізувати і прийняти правильне рішення.
- Масштабованість об’єктів – незважаючи на те, що зараз при роботі з BAS ERP, можливо додавання нових реквізитів «на льоту», поспішу Вас зупинити від таких необачних вчинків. Як наслідок таких дій в системі виникає безліч рудиментів, які не тільки впливають на швидкість роботи бази, а й на оптимальність прийняття рішення. Використовуючи систему комунікацій усередині об’єкта ви не тільки зможете вже зараз закрити питання по зберіганню інформації в людино-зрозумілій реалізації, а й на майбутнє спроектувати систему для її зберігання, або відмовитися від такої за її непотрібністю.
Це лише частина переваг, приватних випадків дуже багато, і описувати їх не має сенсу. Як видно система досить сильно вирішує безліч бізнес-завдань.
Але залишається питання «Як виглядає цей незамінний монстр? Чи зможе не навчена людина швидко з ним порозумітися?» Отже … Нижче наведено принцип роботи даної системи на прикладі роботи її в конфігурації УНФ
Обговорення знаходяться на окремій закладці в документах і довідниках. В поле обговорень по спадаючій зверху вниз відображаються введені раніше коментарі та зміни документа. Зліва вказано час додавання коментарів або зміни, користувач, і сам текст коментаря. Зміни документа працювати не будуть, коментарі користувачів – чорним, посилання на об’єкти – блакитним.
Нижче під полем обговорень знаходиться поле введення коментарів, в ньому можна ввести новий коментар і додати його в поле обговорень по кнопці «відправити». Щоб адресувати повідомлення будь-кому з користувачів, потрібно ввести значок @ і почати писати ім’я користувача, або просто почати набирати його ім’я в тексті коментаря, і програма запропонує підказку для вибору серед наявних в програмі користувачів зі списку:
* при використанні символу @ підказка з’являється після введення першого символу найменування користувача, без використання @ – підказка з’являється після третього введеного символу, якщо початок слова збігається з ім’ям користувача.
Надіслати повідомлення (додати його в обговорення) можна гарячими клавішами «Alt + S».
Щоб додати посилання на об’єкт в текст коментаря, потрібно скопіювати її з об’єкта по кнопці «Отримати посилання»:
Щоб отримати в тексті обговорення посилання контрагента «Іваночкін», як показано на першому малюнку, потрібно відкрити форму елемента довідника цього контрагента і натиснути кнопку «Отримати посилання» у верхній частині вікна програми. Отриманий рядок потрібно скопіювати в текст коментаря в обговореннях, після відправки програма перетворить рядок в гіперпосилання, при натисканні на яку буде відкриватися форма контрагента «Іваночкін». Таким же способом можна додавати в текст обговорень посилання на будь-які об’єкти в програмі.
Якщо в тексті коментаря був згаданий користувач (відображається блакитним кольором в обговоренні), протягом декількох хвилин після відправлення йому прийде нагадування:
При натисканні кнопки «Відкрити» буде відкрита форма документа, в якій залишений коментар.
При роботі з документом, програма відображає в тексті коментарів збережені зміни:
Детально відображаються події проведення документа, приєднання файлу, введення на підставі дочірніх документів, зміна ключових реквізитів шапки або загальної суми в табличній частині. Якщо було змінено склад табличної частини або другорядні реквізити, додається загальний коментар «Внесено зміни».
В обговореннях контрагента зберігаються всі випадки використання цього контрагента в документах.
Перейшовши до висновків по даній системі, можна констатувати тільки одне, систему можна розглядати для впровадження, якщо працює до трьох осіб в компанії, і система необхідна, якщо кількість осіб в компанії більше трьох .